ONG que opera na área de Saúde, pretende admitir para o seu quadro de pessoal uma (1) Secretária Assistente do Escritório Sede, para trabalhar na Cidade de Maputo.
1. Objectivo da Função
Prestar apoio administrativo, organizacional, logístico e operacional ao Escritório Sede da Comunidade de Sant’Egidio, assegurando o adequado funcionamento das actividades diárias, incluindo a gestão documental de projectos e micro-projectos, coordenação logística, apoio administrativo e suporte à gestão institucional.
O Escritório Sede da Comunidade de Sant’Egidio tem como principal função prestar apoio logístico, administrativo e operacional aos centros de saúde, centros nutricionais, laboratórios, postos de registo e notariado, escritórios provinciais e colaboradores, garantindo as condições necessárias para o funcionamento adequado e o desempenho eficiente das respectivas actividades institucionais e programáticas.
2. Principais Responsabilidades
2.1. Gestão Administrativa e Documental
Organizar e manter actualizados arquivos físicos e electrónicos do escritório;
Receber, registar, encaminhar e arquivar correspondências, documentos e comunicações oficiais;
Elaborar minutas de cartas, actas, memorandos, relatórios simples e outros documentos administrativos;
Garantir a correcta organização e controlo documental;
Apoiar no seguimento de processos administrativos e institucionais;
Assegurar a gestão documental de projectos e micro projectos;
Elaborar guias de entrega, mapas de controlo e documentação administrativa relacionada com actividades e distribuições.
2.2. Gestão de Agenda e Comunicação
Gerir agendas, reuniões, encontros e compromissos institucionais;
Organizar reuniões presenciais e virtuais;
Preparar documentação e materiais necessários para reuniões;
Atender chamadas telefónicas, responder e encaminhar emails institucionais;
Fazer seguimento de contactos institucionais e comunicações internas e externas.
2.3. Apoio Operacional, Logístico e Transportes
Apoiar na organização logística de eventos, formações, workshops, missões e actividades institucionais;
Coordenar reservas de salas, materiais, transporte e outros aspectos logísticos;
Fazer gestão e seguimento de transporte institucional e motoristas;
Organizar reservas aéreas, itinerários e apoio administrativo às deslocações;
Controlar material de escritório e solicitar reposições quando necessário;
Apoiar na gestão e controlo de stocks de materiais e consumíveis;
Apoiar no controlo de presenças, expediente e actividades administrativas correntes.
2.4. Apoio à Gestão
Apoiar na preparação de relatórios periódicos, apresentações e documentação institucional;
Fazer seguimento de prazos, actividades e tarefas atribuídas;
Assegurar confidencialidade no tratamento de informação institucional;
Executar outras tarefas compatíveis com a função, sempre que solicitado.
3. Perfil e Requisitos
3.1. Formação Académica
Nível Médio ou Licenciatura em Administração, Secretariado Executivo, Gestão, Recursos Humanos ou áreas afins.
3.2. Experiência
Experiência mínima de 2 anos em funções similares;
Experiência em ambiente institucional, empresarial, ONG ou gestão de projectos será uma vantagem.
3.3. Competências Técnicas
Domínio do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
Boa capacidade de redacção administrativa;
Conhecimentos de gestão documental e arquivo;
Capacidade de organização e gestão de múltiplas tarefas;
Conhecimentos básicos de logística administrativa e gestão de stocks.
3.4. Competências Pessoais
Elevado sentido de responsabilidade e confidencialidade;
Boa apresentação e comunicação interpessoal;
Capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir prazos;
Proactividade, dinamismo e capacidade de resolução de problemas;
Organização, discrição e atenção ao detalhe;
Capacidade de coordenação logística e administrativa.
3.5. Línguas
Português fluente obrigatório;
Conhecimentos de italiano e/ou inglês constituem vantagem.
4. Linha de Reporte
A Secretária Assistente reportará directamente à Responsável Administrativa do Escritório Sede da Comunidade de Sant’Egidio.
5. Se Oferece
Integração numa instituição com forte compromisso social e comunitário;
Ambiente de trabalho colaborativo, dinâmico e multidisciplinar;
Oportunidade de desenvolvimento profissional e aprendizagem contínua;
Participação em actividades institucionais, projectos e iniciativas de impacto social e sanitário;
Condições de trabalho adequadas ao exercício da função;
Remuneração compatível com a função e experiência demonstrada;
Os interessados deverão enviar as suas candidaturas até o dia 26 de Maio de 2026, para o seguinte endereço electrónico: [email protected]
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